Konsep Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

Konsep Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (1)

Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Sistem Informasi kadangkala direduksi menjadi sekedar sebuah aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola data dan informasi sebuah organisasi.  Padahal sebenarnya,  perangkat lunak dalam sebuah sistem informasi hanyalah salah satu komponen sistem disamping komponen lainnya, mis: manusia, perangkat keras, prosedur dll.  Sampai saat ini, belum ada kesepakatan mengenai definisi SIM. Di samping itu adalah satu hal yang sulit untuk menyatakan secara tepat apa yang disebut sebagai sistem informasi manajemen.  Penyebabnya antara lain karena elemen-elemen sistem, terutama teknologi, senantiasa berubah dengan cepat dari waktu ke waktu. Jenis dukungan yang ditawarkan teknologi kepada SIM, serta aplikasi yang ada di dalamnya bervariasi antara satu sistem dengan sistem yang lain dan terus berubah. Sistem informasi manajemen pendidikan (SIMDIK) sebenarnya adalah hasil penerapan konsep sistem informasi manajemen (SIM) dalam organisasi pendidikan.  Dengan demikian, perbedaan pendapat terhadap definisi konsep SIM juga  berimplikasi pada definisi SIMDIK.  Untuk memahami konsep SIM, diperlukan juga pemahaman terhadap perkembangan konsep itu sendiri dari waktu ke waktu. Sistem informasi manajemen merupakan pengembangan dari konsep sistem pengolahan  data elektronik (electronic data processing/EDP), biasa juga disebut sebagai sistem pengolahan transaksi (transactions processing system/TPS), yang telah diterapkan sejak tahun 1950-an pada organisasi bisnis.  Mulai tahun 1960-an, dengan adanya pengaruh dari perkembangan teknologi dan cara penggunaan komputer, konsep SIM mulai diperkenalkan. Kalau konsep EDP fokus pada data (transaksi) dengan penekanan lebih banyak ke masalah bagaimana mempercepat pengolahan data dan meningkatkan akurasi, maka konsep SIM fokus pada informasi dengan penekanan lebih banyak pada kualitas informasi.  Pada perkembangan selanjutnya konsep SIM lebih disempurnakan dengan munculnya konsep-konsep baru, yaitu: sistem pendukung keputusan (decision support system/DSS), sistem otomatisasi perkantoran,  sistem informasi eksekutif (executive information system/EIS), sistem ahli (expert system), sistem berbasis pengetahuan, serta sistem komunikasi dan kolaborasi. Dengan adanya perkembangan konsep sebagaimana di atas, maka sampai saat ini belum ada kesepakatan para ahli mengenai pengertian sistem informasi manajemen, hubungan dan pengklasifikasian konsep SIM dalam kaitannya dengan konsep-konsep lain tersebut, bahkan dalam penggunaan istilah itu sendiri (misalnya sebagai disiplin akademik dan fungsi organisasi) (lihat Davis, 1991: 4).  Sebagian ahli mendefinisikan sistem informasi manajemen (SIM) mencakup sistem-sistem lainnya (EDP, DSS, EIS,dst.)  misalnya: a.  George M. Scott: Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. (Uraian selanjutnya lihat Scott, 2004: 100-104) b.  Murdick dkk. (1987: 15) menyatakan definisi sistem informasi manajemen sebagai berikut: "A group of people, a set of manuals, and data processing equipment (a set of elements) select, store, process, and retrieve data (operate on data and matter) to reduce the uncertainty in decision-making (seek a common goal) by yielding information for managers at the time they can most efficiently use it (yield information in a time reference)." Lebih lanjut Murdick dkk. menyatakan bahwa definisi SIM mencakup sistem pendukung keputusan (DSS), dengan kata lain SIM merupakan superset dari DSS.  DSS adalah langkah evolusi berikutnya setelah SIM (saat Murdick dkk. menerbitkan bukunya pada tahun 1984, konsep lain yang muncul setelah DSS belum dikenal). Lebih lanjut mereka menyatakan sebagai berikut: 1) SIM menunjang pengambilan keputusan pada lingkungan permasalahan terstruktur maupun yang tidak terstruktur.  2) SIM menunjang pengambilan keputusan pada semua tingkat organisasi.  (Bandingkan K.C. Laudon dan J.P. Laudon, 2005: 45) 3) SIM dimaksudkan untuk "dianyam" psfs "tenunan" organisasi dan bukan sesuatu yang berdiri sendiri. 4)  SIM menunjang semua aspek pada proses pengambilan keputusan. 5) SIM terdiri dari orang, komputer, prosedur, database, fasilitas bertanya interaktif (Bandingkan K.C. Laudon dan J.P. Laudon, 2005: 45), dan sebagainya. Semua dimaksudkan agar evolusioner/adaptif dan mudah bagi orang untuk menggunakannya. (Murdick et al, 1987: 7) c. Davis (1991: 7) memperbaharui definisi sistem informasi manajemen yang pernah dikemukakan sebelumnya, sebagai berikut: "The system is an integrated, user-machine system providing information and information processing to support the strategy, operations, management, analysis, and decision making functions in an organization.  The system uses information technology, manual procedures, models, and knowledge bases and databases.  Applications may improve operational efficiency, improve and innovate functions, or restructure business systems. (Bandingkan dengan Davis and Olson, 1984: 6) Davis (1999: 3) juga menyatakan bahwa sistem informasi manajemen adalah sebuah konsep dan suatu orientasi ke arah mana menujunya sebuah rancangan sistem informasi, dan bukan merupakan keadaan mutlak.  Yang paling penting adalah sampai batas mana sebuah sistem informasi menerapkan orientasi SIM, atau mendukung fungsi manajemen sebuah organisasi.  Jawabannya berkisar pada taraf mana dan bukan sekedar "ya" atau "tidak". Dengan kata lain, sistem informasi manajemen bisa saja dibahas tanpa mengaitkannya dengan penerapan komputerisasi. Keberadaan suatu sistem informasi manajemen juga tidak bisa diukur berdasarkan kerumitan dan kemutakhiran model analitis dan pengambilan keputusannya atau apakah tersedia jawaban seketika (online) dst. Pandangan-pandangan seperti di atas merupakan definisi sistem informasi manajemen (SIM) dalam arti luas.  Sistem informasi manajemen dalam hal ini mencakup seluruh tipe atau aplikasi atau sub sistem informasi yang ada dalam suatu organisasi. SIM lebih dianggap sebagai sistem terpadu (integrated system) ketimbang sebagai total system. Definisi sistem informasi manajemen (SIM) demikian ini, sejajar/sama (bukan subset) dengan  istilah sistem informasi berbasis komputer (CBIS) yang dikemukakan oleh McLeod (2001: 4) atau dengan istilah sistem informasi (Whitten dkk., 2004; Laudon dan Laudon, 2005). Di samping pandangan di atas, sebagian pakar sistem informasi lainnya mendefinisikan sistem informasi manajemen dalam arti sempit dan khusus.  Secara umum, mereka tidak menyamakan atau menyejajarkan istilah sistem informasi manajemen dengan istilah sistem informasi atau sistem informasi berbasis komputer.  Dalam hal ini, SIM dianggap sebagai salah satu tipe/aplikasi/sub dari  sistem informasi yang ada dalam organisasi (McLeod, 2001; Whitten dkk., 2004; Laudon dan Laudon, 2005). bersambung ke bagian 2.